Schnell, digital und transparent: mvb plants worldwide verschlankt Arbeitsprozesse im Containermanagement

Wie der Pflanzengroßhändler mvb durch den Einsatz des Load Carrier Management Systems der Logistikbude Prozesse verschlankt und täglich Arbeitszeit einspart

Im Pflanzenhandel sind Container des niederländischen Unternehmens Container Centralen (CC) seit Jahren Standard. Die Container (CCs) ermöglichen einen effizienten Transport empfindlicher Ware, bringen jedoch gleichzeitig eine zentrale Herausforderung mit sich: das Management der Ladungsträger über Unternehmensgrenzen hinweg.

Denn entlang der Lieferkette – vom Produzenten über Großhändler bis hin zu Spediteuren und Kunden – werden die Container kontinuierlich getauscht, gebucht und abgestimmt. In vielen Betrieben erfolgt diese Verwaltung noch immer manuell, verteilt auf Excel-Listen, Einzelsysteme oder E-Mail-Kommunikation. Die Folgen: hoher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz und fehleranfällige Prozesse.

Manuelle Prozesse bremsen den Arbeitsalltag bei mvb

Ein ähnliches Muster zeigte sich auch lange bei mvb plants worldwide Marktverband Bremen GmbH, kurz mvb. Der norddeutsche Pflanzengroßhändler versendet vor allem Ware von deutschen Lieferanten ins europäische Ausland und bewegt jährlich große Mengen CCs europaweit über zahlreiche Partner hinweg.

Die CCs zu managen, ist ein unternehmensübergreifender Prozess, in den neben mvb-Mitarbeitenden auch Lieferanten, Spediteure und Endkunden eingebunden sind. Sie tauschen die Container und stimmen sich untereinander ab. Bislang wurden diese Prozesse weitgehend manuell organisiert: Das mvb-Team buchte die Container händisch, prüfte monatlich die Salden und stimmte diese per E-Mail oder telefonisch mit Spediteuren, Lieferanten und Kunden ab. Zwischenstände mussten regelmäßig individuell geklärt werden – ein zeitintensiver und fehleranfälliger Ablauf.

Erste Digitalisierungsversuche stoßen an Grenzen

Steffen Ehlers und Elrike Kroker, verantwortlich für die Auftragsabwicklung und Logistik bei mvb, war der hohe Aufwand dieser Abstimmungsprozesse bewusst. Daher setzten sie auf eine Software, die sie bei der Verwaltung der Ladehilfsmittel unterstützen sollte. Doch sie erlaubte keine simultane Einsicht in die Bestände, auch eine parallele Bearbeitung über mehrere Endgeräte war nicht möglich. Darüber hinaus wurde die Software als geschlossenes System lokal gehostet. Außerhalb des Unternehmens hatte niemand sonst Zugriff auf die aktuellen Bestandsinformationen. Als dann auch noch der technologische Support eingestellt wurde, musste eine andere Lösung her. Kroker erklärt:

„Das war für uns der richtige Zeitpunkt, nicht nur in eine neue Software zu investieren, sondern auch unsere internen Prozesse und Arbeitsabläufe zu hinterfragen.“

Zentrale Plattform statt fragmentierter Prozesse

mvb entschied sich, seine Containerverwaltung gänzlich neu aufzustellen. Fündig wurde das Team um Kroker und Ehlers bei der Logistikbude. Das Dortmunder Tech-Unternehmen bietet das erste „Load Carrier Management System“, kurz LCMS: ein System, das den gesamten Lebenszyklus von Ladungsträgern wie beispielsweise CCs, aber auch Europaletten, Gittergestellen oder Fleischerkisten, digital abbildet und alle Beteiligten auf einer Plattform zusammenbringt.

„So wie ein Warehouse-Management-System (WMS) Lagerprozesse steuert und ein Transport Management System (TMS) Transporte organisiert, übernimmt ein LCMS das Management von Paletten, Gestellen und Gitterboxen“, erklärt Dr. Philipp Hüning, Mitgründer und CEO der Logistikbude. „Unser Ziel ist es, das Ladungsträgermanagement weitgehend zu automatisieren.“

Über die webbasierte Anwendung werden Buchungen, Bestände und Tauschvorgänge zentral erfasst und in Echtzeit sichtbar gemacht. Das Wichtigste: Spediteure, Lieferanten und Kunden erhalten direkten Zugriff auf relevante Informationen, wodurch Abstimmungen deutlich vereinfacht werden. Manuelle Prozesse – etwa das händische Pflegen von Beständen oder das Versenden von Saldenlisten – entfallen weitgehend. Gerade in einem Umfeld mit vielen Tauschpartnern wie bei mvb sorgt diese Transparenz für spürbare Entlastung und zu messbaren Zeitersparnissen, denn alle Beteiligten arbeiten mit derselben Datengrundlage. Rückfragen reduzieren sich, Fehlerquellen werden minimiert.

Effizienzgewinne durch automatisierte Buchungsprozesse

Ein wesentlicher Hebel liegt für mvb in der Funktion, Direktbuchungen vorzunehmen. Denn der Pflanzenhändler vermittelt bei Bedarf auch Container von Kunde zu Kunde, ohne dass diese physisch vor Ort sind. Während diese Tauschvorgänge zuvor über bis zu vier Arbeitsschritte und mehrere Instanzen manuell gebucht wurden, kann der gesamte Prozess mit der Funktion in einem Schritt direkt erledigt werden.

Spürbare Zeitersparnis im Tagesgeschäft

Gerade in der Hochsaison, in der bis zu 1.500 CCs pro Woche verladen werden, ist das eine erhebliche Erleichterung: In der Auftragsabwicklung bei mvb führt Steffen Ehlers an einem Arbeitstag circa 50 Containerbuchungen durch. Ungefähr die Hälfte davon sind Direktbuchungen, bei denen die Container zwischen anderen Betrieben getauscht werden. „Durch die vielen Arbeitsschritte haben wir immer mehrmals kontrolliert, ob die Tauschvorgänge wirklich richtig gebucht sind. Das fällt jetzt weg,“ sagt er. Stattdessen werden die aktuellen Bestände nun komplett automatisch dem jeweiligen Tauschkonto gutgeschrieben.

„Durchschnittlich spare ich dank der verschlankten Buchungsprozesse circa ein Drittel an Arbeitszeit“, so Ehlers.

Durchgehende Einsicht in Bestände und regelmäßige Updates

Darüber hinaus können Kunden in dem System Warnungen einstellen, wenn sie dringend mehr Container brauchen, während andere angeben können, dass sie zu viele vor Ort haben – so wird die Kommunikation untereinander vereinfacht und die Tauschvorgänge weiter automatisiert. Zurzeit erhalten etwa 130 Tauschpartner regelmäßig und automatisch eine E-Mail mit einem Weblink, über den die aktuellen Containermengen nachvollzogen werden können. Auch die mvb-Mitarbeitenden, die die Container in der Distributionshalle verladen, sind eingebunden und haben jederzeit Einsicht in die Bestände. Zuvor musste Ehlers die aktuellen Zahlen in Excel-Tabellen eintragen, jeden Morgen ausdrucken und seinen Kolleginnen und Kollegen vorbeibringen.

„Allein durch die automatisierte Bestandsübersicht fallen bei mir morgens bereits 45 Minuten unnötige Arbeitszeit weg“, sagt Ehlers.

Ein strukturelles Thema der Branche

mvbs Anwendungsfall steht exemplarisch für eine strukturelle Herausforderung, die viele Unternehmen im Pflanzenhandel betrifft: Das Ladungsträgermanagement wird häufig unterschätzt, obwohl es erhebliche operative Aufwände und Kosten verursacht. Hüning:

„Gerade bei standardisierten Pooling-Systemen wie CCs entstehen komplexe Abhängigkeiten zwischen den Beteiligten. Ohne digitale Unterstützung lassen sich diese Prozesse nur schwer effizient steuern.“

Die Einführung eines LCMS zeigt, welches Potenzial in der Digitalisierung dieses Bereichs liegt: weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und eine deutlich bessere Zusammenarbeit entlang der gesamten Lieferkette.

Fotografin: Yvonne Ehlers