Schnell, digital und transparent: mvb plants worldwide verschlankt Arbeitsprozesse im Containermanagement

Der Pflanzengroßhändler mvb spart sich dank der Softwarelösung der Logistikbude überflüssige Arbeitsschritte und wertvolle Zeit bei der Containerverwaltung. Gleichzeitig haben Mitarbeitende, Spediteure, Lieferanten und Kunden einen transparenten Einblick in alle aktuellen Bestände.

Ursprünglich vor über 60 Jahren als gärtnerische Absatzgemeinschaft gegründet, hat sich mvb plants worldwide Marktverband Bremen GmbH zum größten Pflanzenlieferanten aus dem Raum Bremen entwickelt und versendet als Großhandel vor allem Ware von deutschen Lieferanten ins europäische Ausland.

Veraltete Technologie und unnötige Arbeitsschritte

Zum Einsatz kommen dabei größtenteils sogenannte CCs – Behälter der niederländischen Firma Container Centralen, die diese als Poolanbieter für den Transport vermietet. Die Container sind modular aufgebaut, ähnlich wie ein Regal, und können so auf die verschiedenen Pflanzenarten angepasst werden. Sie kommen in der Distributionshalle von mvb an und werden dort für den Pflanzentransport be- und verladen.

In den Prozess des Containermanagements sind damit sowohl mvb - Mitarbeitende als auch Lieferanten, Spediteure und Endkunden eingebunden, die die Container untereinander tauschen und sich miteinander abstimmen. Steffen Ehlers und Elrike Kroker, beide verantwortlich für die Auftragsabwicklung und Logistik bei mvb, war schon länger der hohe Aufwand dieser Abstimmungsprozesse bewusst. Deshalb setzten sie bereits seit einigen Jahren auf eine Software, die sie bei der Verwaltung der Ladehilfsmittel unterstützen sollte.

Diese erlaubte jedoch keine simultane Einsicht in die Bestände, auch eine parallele Bearbeitung über mehrere Endgeräte war nicht möglich. Darüber hinaus wurde die Software als geschlossenes System lokal gehostet, sodass außerhalb des Unternehmens niemand sonst Zugriff auf die aktuellen Bestandsinformationen hatte. Als dann auch noch der technologische Support eingestellt wurde, musste eine andere Lösung her. Kroker erklärt: „Das war für uns der richtige Zeitpunkt, nicht nur in eine neue Software zu investieren, sondern auch unsere internen Prozesse und Arbeitsabläufe zu hinterfragen." Durch verschiedene Messebesuche war mvb bereits auf die Logistikbude aufmerksam geworden.

Ehlers fasst zusammen: „Wir haben nicht nur ein modernes Programm gesucht, welches das Buchen und Verwalten unserer Container vereinfacht – wir wollten auch einen zuverlässigen Partner, der uns dabei unterstützt, unsere unternehmensweiten Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“

Diesen Partner fanden sie in der Logistikbude.

Webbasierte Anwendung schafft Überblick in Echtzeit

Die gleichnamige Lösung der Logistikbude ermöglicht es, Buchungen und die Verwaltung der Container über eine webbasierte Plattform abzuwickeln. Besonders vorteilhaft sind für den Pflanzenhändler die zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten der Anwendung, die Prozesse einfacher und schlanker machen.

Bisher nahm das Team von mvb nicht nur alle Buchungen manuell vor, sondern kontrollierte ebenfalls den Saldo am Ende des Monats händisch und verschickte ihn anschließend per Mail, Telefon oder Post an Spediteure, Lieferanten und Kunden. In der Zwischenzeit kam es dabei ständig zu telefonischen Nachfragen über den aktuellen Bestand. Mit der webbasierten Lösung der Logistikbude haben nun nicht nur Ehlers und Kroker, sondern alle am Tauschprozess beteiligten Spediteure, Lieferanten und Kunden Echtzeit-Einsicht in das Mehrweg-Management und bleiben so immer auf dem Laufenden. Dadurch werden auf allen Seiten redundante Rückfragen vermieden.

Zurzeit erhalten etwa 130 Tauschpartner regelmäßig und automatisch eine E-Mail mit einem Weblink, über den die aktuellen Containermengen nachvollzogen werden können. Auch die mvb-Mitarbeitenden, die die Container in der Distributionshalle verladen, sind nun darin eingebunden und haben jederzeit Einsicht in die Bestände. Zuvor musste Ehlers die aktuellen Zahlen in Excel-Tabellen eintragen, jeden Morgen ausdrucken und seinen Kolleginnen und Kollegen vorbeibringen.

„Durch die automatisierte Bestandsübersicht allein fallen bei mir morgens bereits 45 Minuten unnötige Arbeitszeit weg“, sagt Ehlers.

Deutliche Zeitersparnis dank schlanken Buchungsprozessen

Überzeugen konnte die Logistikbude das Team von mvb nicht nur durch die einfache Bedienung und intuitive Aufmachung der Webanwendung, sondern auch durch die umfangreichen Features, die bereits in der Standardversion der Software zur Verfügung stehen. Insbesondere die Funktion der Direktbuchung war ein entscheidendes Feature. Denn der Pflanzenhändler vermittelt bei Bedarf auch Container von Kunde zu Kunde, ohne dass diese physisch vor Ort sind. Zuvor mussten diese Tauschvorgänge über bis zu vier Arbeitsschritte und mehrere Instanzen manuell gebucht werden. Dieser gesamte Prozess kann nun in einem Schritt direkt erledigt werden. Gerade in der Hochsaison, in der bis zu 1.500 CCs pro Woche verladen werden, ist das eine erhebliche Erleichterung: An einem Arbeitstag führt Ehlers circa 50 Containerbuchungen durch, ungefähr die Hälfte davon sind Direktbuchungen, bei denen die Container zwischen anderen Betrieben getauscht werden. „Durch die vielen Arbeitsschritte haben sowohl meine Kolleginnen und Kollegen als auch ich immer mehrmals kontrolliert, ob ich die Tauschvorgänge wirklich richtig gebucht habe – das fällt jetzt weg,“ sagt Ehlers. Stattdessen werden die aktuellen Bestände nun komplett automatisch dem jeweiligen Tauschkonto gutgeschrieben.

Ehlers ergänzt: „Durchschnittlich spare ich dank der verschlankten Buchungsprozesse circa ein Drittel an Arbeitszeit.“

Darüber hinaus können Kunden in dem System Warnungen einstellen, wenn sie dringend mehr Container brauchen, während andere angeben können, dass sie zu viele vor Ort haben – so wird die Kommunikation untereinander vereinfacht und die Tauschvorgänge weiter automatisiert.

Individuelle Features statt teurem Basic-Abo

Auch durch eine kurze und effiziente Testphase konnte die Logistikbude das Team von mvb überzeugen. Kroker erklärt: „Wir wollten uns nicht direkt für ein neues System verpflichten, ohne die Features zu kennen. Schon in der Testphase konnten wir direkt die vollumfängliche Softwarelösung nutzen – das gibt einen hervorragenden Einblick in den Funktionsumfang.

“Anschließend wurden gemeinsam individuelle Anpassungen eingeführt, um genau auf die Bedürfnisse des Pflanzenhändlers einzugehen. „Wir konnten im Vorfeld gemeinsam besprechen, welche Funktionen wir dringend benötigen – und diese Wünsche wurden direkt umgesetzt“, so Ehlers.

Insgesamt vergingen vom Start der Implementierungsphase bis zum Go-Live nur vier Monate.

Ein spannender Anwendungsfall trifft auf ein motiviertes Team

Für Steffen Brand, Customer Success Manager bei der Logistikbude, war der Use Case besonders spannend, weil die Pflanzenindustriespeziellen Transportanforderungen unterliegt, insbesondere beim Auslandsversand.

„Für den Transport werden CRM-Frachtscheine benötigt, die zuvor händisch auf Durchschlagpapier und mit einem speziellen Nadeldrucker angefertigt wurden“, erklärt Brand. „Wir mussten also nicht nur überdenken, wie wir die Container in der Software abbilden, sondern auch die Frachtscheine als eigenes Produkt implementieren – ein neuer Anwendungsfall, bei dem wir in der Lösungsfindung kreativ geworden sind.“

Auch der zwischenmenschliche Umgang habe mvb dazu bewegt, mit der Logistikbude zusammenzuarbeiten.

Kroker berichtet: „Das Team der Logistikbude hat immer ein offenes Ohr gehabt – nicht nur für uns, sondern auch für die Anmerkungen unserer Kunden. Durch die zuverlässige, einwandfreie Kommunikation lief die Implementierung sehr strukturiert ab. Das hat uns positiv überrascht.“ Ehlers ergänzt: „Man hat direkt gemerkt, dass es der Logistikbude wirklich am Herzen liegt, die bestmögliche Lösung für uns zu finden.“

Ein komplett neues Mindset

Die Umstellung auf die neue Technologie habe nicht nur für einfachere Abläufe und Transparenz gesorgt, sondern auch ein Umdenken bei den mvb-Mitarbeitenden ausgelöst.

Kroker erklärt: „Durch die vielen Möglichkeiten, die die Logistikbude uns bietet, haben wir angefangen, unser Mindset zu verändern und zu überlegen, welche Prozesse wir als nächstes umkrempeln können.“

Aktuell arbeitet das Team daran, den Prozess rund um die Transportpapiere weiter zu optimieren. Brand erläutert: „Momentan werden die Buchungen noch manuell im Büro erfasst. Indem wir die Distributionshalle in Zukunft noch stärker mit einbeziehen und den Prozess so schrittweise digitalisieren, können die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und gleichzeitig Zeit und Papier eingespart werden.“

Fotografin: Yvonne Ehlers