Kommunikationsbrüche im Packmitteltausch – nicht mit der Logistikbude!
Tauschkontenabstimmung oder eine Erzählung über Systembrüche, IT-Inseln und Kommunikation der 80er-Jahre
Wer kennt das nicht, am Ende des Monats steht wieder der müßige Tauschsalden-abgleich von Packmitteln mit einem Tauschpartnern an. Dabei werden die über den Monat erfassten Buchungen, über Zu- oder Abgänge der Ladungsträger saldiert und dem Tauschpartner „zugespielt“. Bei dem „Zuspielen“ fängt es schon an. Dem Ersten schickt man die Excel-Datei, dem Zweiten die Salden als Text direkt in der E-Mail, dem Dritten einen Screenshot aus dem eigene Buchungstool, dem Vierten eine PDF-Datei aus dem Stammsystem und bei dem Fünften trägt man es in seinem Portal ein – denn man hat schließlich nicht nur einen Tauschpartner.
Wer nun denkt, damit wäre die Arbeit getan, irrt sich – die Abstimmung fängt jetzt erst an, denn die Salden kommen nicht nur auf den unterschiedlichsten Kommunikationswegen zurück, sondern auch zeitlich sehr versetzt. Einige rufen an, andere korrigieren die Excel-Datei, mache markieren die PDF-Datei und wiederum andere drucken es aus, bearbeiten es schriftlich und schicken es per Fax zurück. Jede einzelne Abstimmung muss vom Tauschpartner nachvollzogen werden - reine Verschwendung! Als wäre das nicht schon genug, stehen schon vor der letzten Abstimmung, die Neuen für den Folgemonat an – pure Frustration!
Der Missstand liegt zum einen in der Tatsache begründet, dass man reine Erfassungs-Hilfsmittel (wie z.B. Excel oder Softwareprodukte) zweckentfremdet und auch für die Kommunikation der Tauschvorgänge verwendet. Zum anderen, und das passiert noch viel häufiger, verwenden beide Tauschpartner eigene IT-Systeme wie WMS oder TMS für Packmittelerfassung, welche jedoch aufgrund fehlender Schnittstellen nicht direkt miteinander kommunizieren können. In einigen Fällen liegt der Missstand zudem in noch viel absurderen Ursachen begründet. So zeigt ein Beispiel aus der Praxis etwa, dass in einem Unternehmen die Euroholzpalette mit „EPAL1“ bezeichnet wird, während ein anderes Unternehmen stattdessen das Kürzel „FP“ (Flachpalette) verwendet – Verwirrung ist somit vorprogrammiert!
Die Software der Logistikbude steht für offene und zugleich standardisierte Kommunikation bei Tauschkontoabstimmung
Die Logistikbude legt den besonderen Fokus auf eine geführte und einheitliche Kommunikation in der Abstimmung und eliminiert damit den aufwendigen und nervenaufreibenden Prozess der Nacherfassung für beide Tauschparteien. Der Idealfall ist natürlich, wenn beide Tauschpartner bei der Logistikbude registriert sind. Dann verbinden diese ihre Tauschkonten via digitalem „Handshake“ und sind bereits nach wenigen Klicks über ein gemeinsames Konto verbunden. Beide Tauschpartner können nun die Vorgänge erfassen, der Algorithmus saldiert diese entsprechend und informiert die Parteien über ähnliche oder doppelte Buchungen. Die Tauschdokumentation ist in diesem Fall von dem Zeitpunkt der ersten Erfassung („an der Rampe“) via QR-Code bis zur Abstimmung durchgehend automatisiert. In „dieser Welt“ entfällt die Abstimmung komplett, denn die Software hält für beide Partner die Tauschvorgänge in Echtzeit parat und visualisiert diese als Salden in Dashboards.
Doch auch wenn nur ein Partner registriert ist, bringt die Software der Logistikbude enorme Vorteile mit sich. Der registrierte Nutzer kann einem Tauschpartner die Einsicht zu den Tauschvorgängen über einen Web-Link ermöglichen, über den der Partner etwaige Korrekturen vornehmen oder Anhänge mitliefern kann. In diesem Fall ist nicht nur die Initiierung der Abstimmung über Web-Dienst automatisiert, sondern auch der Rückweg in der Abstimmung standardisiert. So bleibt dem Nutzer der Logistikbude die komplette Nacherfassung erspart.
Nun bleibt also nur der zweite Fall („nicht miteinander sprechende IT-Systeme“ der jeweiligen Tauschpartner) bestehen. Doch auch hier liefert die Logistikbude mit dem „Automatischen Abgleich“ eine Lösung und nimmt dabei die Rolle des „Übersetzers“ für beide Systeme ein. So wird dem Algorithmus der Logistikbude bei erstmaligem Einrichten beigebracht, in welchem Format die Daten über die Schnittstelle übergeben werden, welche Synonyme für welches Packmittel stehen und ob die Buchungswerte als Forderung oder Gutschrift zu verstehen sind. Daraufhin zieht sich der intelligente Algorithmus zu den entsprechenden Tauschkonto der beiden Parteien die Daten aus dem jeweiligen System, prüft auf Anomalien in Buchungswerten, interpretiert sie, matcht sie gegeneinander, saldiert die gleichen Buchungen und weist die Partner auf die abweichenden Tauschvorgänge hin. Keine Magie, sondern bereits Realität! – Dank einer individuellen Schnittstellen-Programmierung kann dies bereits über einen CSV-Import simuliert werden. Dafür werden die beiden Abzüge aus den Stammsystemen als CSV-Dateien in der Software der Logistikbude hochgeladen. Ein kurzer Schritt-für-Schritt-Prozess führt durch den automatischen Abgleich und stimmt die Daten ab – so geht Tauschabstimmung heute!