In acht Wochen vom rosa Palettenschein zur digitalen Lösung: van Eupen (Sesé Deutschland) setzt auf die Logistikbude

Für den Kontraktlogistik- und Warehousingdienstleister van Eupen (Sesé) sind Paletten das Rückgrat des täglichen Betriebs. Doch bis zum letzten Jahr verwalteten sie ihre Ladungsträger noch händisch: mit Palettenschein, Stift und Excel-Tabelle. Das änderte sich durch die Zusammenarbeit mit der Logistikbude. Binnen weniger Wochen digitalisierte van Eupen (Sesé) sein komplettes Ladungsträgermanagement. Heute läuft die Verwaltung einfach, digital und verzögerungsfrei. Die einzige Frage, die den Verantwortlichen im Rückblick bleibt: „Warum haben wir uns nicht schon früher darum gekümmert?“

Paletten, so weit das Auge reicht: Wer sich im Headquarter von van Eupen (Sesé) in Essen oder im Lager in Unna umschaut, merkt schnell, dass dort ohne die hölzernen Ladungsträger alles stillsteht. „Die Palette ist unser Transportmittel Nummer eins“, bringt es Dr. Michael Ott, Geschäftsleitung Logistik/Warehouse bei van Eupen (Sesé), auf den Punkt.

Die van Eupen Logistik GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Unternehmen mit klarem Fokus auf Kontraktlogistik. Seit 2017 ist sie eine hundertprozentige Tochter der spanischen Unternehmensgruppe Sesé mit Sitz in Saragossa, die Transport- und Logistiklösungen entlang der gesamten Lieferkette anbietet. Durch die Übernahme von van Eupen kann Sesé in Deutschland ein breites Portfolio moderner Logistikleistungen abdecken – von Warehousing und Transportmanagement über Reverse Logistics bis hin zu Repair-Management und professionellen Refurbishment-Dienstleistungen.

Bewährte, aber nicht mehr zeitgemäße Prozesse

So zentral Europaletten für den täglichen Betrieb des Kontraktlogistikers auch sind, ihre Verwaltung blieb lange umständlich – und schlicht nicht mehr zeitgemäß.

„Lagermitarbeitende haben rosa Palettenscheine ausgefüllt, die anschließend händisch weiterverarbeitet und später in Excel übertragen wurden“, erinnert sich Pascal Benkel, Projektmanager bei van Eupen (Sesé).

Wie so oft gilt: Je länger Prozesse etabliert sind, desto schwerer lassen sie sich verändern. Doch im vergangenen Jahr kam Bewegung in das Thema. Projektmanager wie Benkel trugen die Problematik an die Geschäftsleitung heran – und erhielten grünes Licht für die Einführung einer digitalen Lösung.

„Viel smoother kann die Implementierung kaum laufen“

Als Dortmunder Start-up war die Logistikbude dem Essener Unternehmen bereits ein Begriff. Seit ihrer Gründung im Jahr 2021 hat sich die „Bude“ vollständig der digitalen Verwaltung von Ladungsträgern verschrieben – von Gemüsekisten und Fleischerboxen über Spezialgestelle bis hin zu Europaletten, wie sie in den Lagern wie bei van Eupen (Sesé) tausendfach im Einsatz sind. Das junge Unternehmen ist auf dem Weg, mit seiner Softwarelösung einen neuen, digitalen Standard für die Steuerung von Ladungsträgern zu etablieren. Schnell kam es zum ersten Kennenlernen zwischen der Bude und van Eupen (Sesé). Acht Wochen später waren Palettenscheine und Excel-Tabellen beim Kontraktlogistiker Geschichte.

„Viel smoother als bei van Eupen (Sesé) konnte die Implementierung kaum laufen“, sagt Dr. Philipp Hüning, CEO und Co-Founder der Logistikbude. Die Standardversion der Software erfüllte die Anforderungen des Logistikdienstleisters bereits vollständig, individuelle Anpassungen waren nicht notwendig. Der Fokus lag stattdessen auf der Datenmigration: Bestehende Bestände wurden eingepflegt, Altlasten bereinigt und Kundenprofile angelegt.

„Nachdem alle relevanten Daten sauber hinterlegt waren, war die Implementierung nach zwei Wochen abgeschlossen“, so Benkel. „Wir waren ehrlich gesagt überrascht, wie schnell das Team der Logistikbude bei uns fertig war.“

Weniger Fehler, weniger Aufwand, mehr Transparenz

Seitdem profitiert van Eupen (Sesé) von den Ergebnissen der Digitalisierung. „Was uns besonders überzeugt hat, ist die Einfachheit und Effizienz des Tools“, sagt Ott. Der Prozess bleibt dabei vertraut: Nachdem Lkw am Lager andocken, erfassen die Mitarbeitenden die Palettenbewegungen – allerdings nicht mehr auf Papier, sondern direkt digital über ein Tablet. Jede Buchung wird sofort dem entsprechenden Konto zugeordnet. Die Informationen stehen damit in Echtzeit zur Verfügung, ein nachträgliches Übertragen entfällt. „So sparen wir Zeit und vermeiden Fehler, die beim manuellen Übertragen zwangsläufig entstehen können“, erklärt Benkel.

Fast 20 Arbeitsstunden pro Woche eingespart

Ein weiterer Vorteil: die transparente Kommunikation mit Spediteuren und Transportdienstleistern. Alle Geschäftspartner erhalten in regelmäßigen Abständen einen Weblink, über den sie auf die jeweiligen Buchungen zugreifen und diese bestätigen oder kommentieren können.

„Das erspart uns im Tagesgeschäft unzählige Telefonate und E-Mails – und vor allem Zeit und Nerven“, bilanziert Benkel. „Insgesamt gewinnen wir so beinahe 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche, die wir für andere Aufgaben nutzen können.“

Perspektivisch soll die Softwarelösung der Logistikbude auch an weiteren Standorten der Grupo Sesé zum Einsatz kommen. „Das Verfahren ist standardisiert und erprobt. Dadurch sind Implementierungsaufwand und -dauer gering – und die Lösung amortisiert sich innerhalb weniger Monate“, sagt Hüning und fügt hinzu: „Die Hürde, das eigene Behältermanagement in die Gegenwart zu holen, war noch nie so niedrig.“

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