20 Arbeitsstunden pro Woche gewonnen: Utz automatisiert das Palettenmanagement über das LCMS der Logistikbude

Das Schüttorfer Werk der Kunststoffverarbeitung Georg Utz GmbH bewegt jährlich ein riesiges Sendungsvolumen. Bis Ende 2025 zog das jedoch einen enormen administrativen Rattenschwanz nach sich: den Abgleich von Palettenkonten per E-Mail, Telefon und Papier. Mit der Einführung des Load Carrier Management Systems (LCMS) des Dortmunder Tech-Unternehmens Logistikbude konnte Utz den wöchentlichen Arbeitsaufwand für den Kontenabgleich um über 20 Stunden reduzieren. Gleichzeitig sank die Schwundquote auf praktisch null: Musste das Werk früher ein- bis zweimal im Monat einen kompletten Lkw mit knapp 500 neuen Europaletten nachbestellen, ist der Nachkauf heute hinfällig. Ein Fall, der deutlich macht, welches Potenzial in der Digitalisierung eines Prozesses steckt, der vermeintlich nur nebenher läuft.

Schätzungsweise zehn Milliarden Paletten, Behälter und Gestelle kommen in globalen Lieferketten zum Einsatz, um Waren von A nach B zu bewegen. Diese stellen erhebliches gebundenes Kapital dar und verursachen bei Verlust oder ineffizienter Verwaltung immense Kosten. Als führender Hersteller von maßgeschneiderten Mehrweg-Transportverpackungen – von Behältern über Trays bis hin zu Paletten – ist auch das Schweizer Familienunternehmen Utz auf Ladungsträger angewiesen: Mehrere hundert Paletten verlassen allein das Werk im niedersächsischen Schüttorf im Schnitt jeden Tag. Die Hauptabnehmer stammen aus den Segmenten Logistikdienstleistung und Automotive, gefolgt von Industrie und Handel.

Der alte Prozess: Drei Wochen „Blind Spot“ und Kulanz statt Klärung

Bisher bedeutete dieses Volumen vor allem eines: Papierkram und manuelle Buchungen. „Der monatliche Kontenabgleich mit den Speditionen und Kunden war eine große Herausforderung und hat uns jede Menge Zeit und Nerven gekostet“, erinnert sich Pascal Deters, Leiter der Versandlogistik bei Utz.

Dabei exportierte die Logistikabteilung die Kontoauszüge aus dem ERP-System und verschickte sie per E-Mail an die Tauschpartner. Dort wurden die Listen ausgedruckt, handschriftlich korrigiert, wieder eingescannt und zurückgeschickt. Anschließend begann bei Utz der Abgleichprozess: Mitarbeitende mussten händisch Belege aus Ordnern herauskramen, um Buchungen nachzuweisen und den Speditionen zurückzusenden.

„So ein Abgleich hat gut und gerne mal bis zu drei Wochen gedauert“, so Deters.

Zwei Mitarbeitende waren täglich insgesamt 4 bis 5 Stunden – in Summe also rund 20 bis 25 Wochenstunden – nur mit diesem manuellen Abgleich beschäftigt.

Aus Kapazitätsgründen wurden deshalb Konten erst ab einem Außenstand von über 500 Paletten abgeglichen; kleinere Konten liefen unkontrolliert mit. Konnte ein Beleg nicht mehr gefunden werden, endete das Verfahren in diesen Einzelfällen in Kulanz statt Klärung. Eine intern aufgesetzte Power-BI-Auswertung brachte zwar visuelle Klarheit für das eigene Team, löste das Problem an der Schnittstelle zum externen Partner mangels Transparenz aber nicht.

Die Lösung: Ein System, das die Verwaltung der Paletten automatisiert

Die Wende brachte der Kontakt zur Logistikbude, einem Dortmunder Tech-Unternehmen, das sich voll und ganz Ladungsträgern und ihrer digitalen Verwaltung verschrieben hat. Die Logistikbude etabliert mit ihrer Plattform eine neue Softwarekategorie in der Lieferkette: das Load Carrier Management System, kurz LCMS.

„Die Verwaltung von Ladungsträgern wie Paletten, Behältern, Gestellen et cetera ist wahrscheinlich der am wenigsten digitalisierte Bereich in der Lieferkette. Darum ist es unsere Mission, diese Prozesse vollständig zu automatisieren, um Unternehmen operativ zu entlasten“, erklärt Dr. Philipp Hüning, Co-Founder und CEO der Logistikbude und führt aus: „Ein LCMS reiht sich nahtlos in die Riege etablierter Systeme ein – so wie das WMS für das Lager und das TMS für die Transporte zuständig ist, übernimmt das LCMS die Verwaltung aller Ladungsträger.“

In einer Minute von der Rampe ins digitale Konto

Vor der Implementierung musste das Team an der Laderampe einen physischen Lademittelschein handschriftlich ausfüllen. Ein Durchschlag davon ging immer an den Fahrer, das Original wurde abgeheftet.

„Beim Kontenabgleich am Monatsende mussten dann die handschriftlichen Belege wieder aus den Ordnern herausgesucht werden“, erklärt Deters.

Seit dem Rollout der neuen Lösung hat sich der Alltag auf der Logistikfläche vereinfacht. Das LCMS dockt in Utz‘ Fall nun direkt an das ERP-System an. Über diese Schnittstelle verarbeitet es alle relevanten Buchungs- und Lieferscheindaten automatisch, sodass diese in Echtzeit auf dem entsprechenden Partnerkonto verbucht werden. Fährt ein Lkw an die Rampe, nutzt der Verlademitarbeiter einen Handscanner mit der App der Logistikbude. Darin muss er lediglich das Konto auswählen, auf das die Ladungsträger gebucht werden sollen, und schließt diese mit einem Klick ab.

„Dadurch sparen wir uns zahlreiche unnötige Arbeitsschritte und eine Menge Papier“, freut sich Deters.

Auch der Umgang mit beschädigten Ladungsträgern ist nun lückenlos dokumentiert. Werden beschädigte Paletten angeliefert, fotografieren die Mitarbeitende sie direkt an der Rampe mit der Kamera des Scanners und hinterlegen das Foto in der digitalen Buchung. Das sorgt für maximale Nachvollziehbarkeit und stößt auch bei den Speditionen auf durchweg positive Resonanz.

Zeitersparnis von hunderten Arbeitsstunden pro Jahr

Über einen permanenten, individuellen Link können die aktuell über 150 registrierten Kunden und Speditionen ihre Tauschkonten jederzeit in Echtzeit selbst einsehen. Der Zugriff funktioniert ähnlich wie bei einer Microsoft-Teams-Einladung per einfachem Klick, ohne dass sich die Tauschpartner vorab registrieren oder selbst Kunden der Logistikbude sein müssen. Der müßige Abgleichprozess am Monatsende ist Geschichte.

„Dadurch haben wir Arbeitsabläufe automatisiert, die viele Mitarbeitende jedes Jahr hunderte Arbeitsstunden gekostet haben“, so Deters,

der das System heute nebenbei in nur etwa einer Stunde am Tag steuert. Utz‘ Partner agieren durch die transparente Datenbasis mittlerweile proaktiv: Sie sehen ihre Außenstände sofort und fragen von sich aus an, ob sie Utz wieder 300 bis 400 Paletten anliefern können.

Die cloudbasierte Automatisierung schlägt sich bei Utz direkt in den Zahlen nieder. Während das Unternehmen früher wegen mangelnder Rückführung ein- bis zweimal pro Monat einen kompletten Lkw mit knapp 500 neuen Europaletten nachkaufen musste, war dies im gesamten Jahr 2026 bisher nur ein einziges Mal notwendig. Der durchschnittliche physische Lagerbestand an Europaletten im Werk erhöhte sich von zuvor 700 bis 1.500 auf 1.500 bis 2.000 Paletten. Selbst totgeglaubtes Kapital wird reaktiviert: Eine kleinere Spedition, die Utz gar nicht mehr aktiv auf dem Schirm hatte, brachte kürzlich unaufgefordert 180 ausstehende Paletten zurück.

„Rechnet man die vermiedenen Schwundkosten und den massiv eingesparten Arbeitsaufwand zusammen, ist eine Amortisationszeit von maximal zwei Jahren für das Projekt absolut realistisch“, bilanziert Deters.

Aktuell hat allein der Utz-Standort in Schüttorf rund 19.000 Paletten im Umlauf. Das entspricht einem Gesamtwert von 152.000 Euro, der nun transparent und in Echtzeit verwaltet wird.

Schulung und Systemwechsel an einem einzigen Tag

Wie unkompliziert der Wechsel auf die neue Software-Kategorie war, zeigte sich am Tag des offiziellen Projektstarts, dem 8. Dezember 2025. Die operative Einführung wurde innerhalb eines Tages vollzogen. Um diesen Übergang optimal zu begleiten, war das Kundenbetreuungs-Team der Logistikbude persönlich im Werk in Schüttorf vor Ort. Gemeinsam mit Deters gingen sie direkt auf die Logistikfläche, um das Team im laufenden Betrieb zu schulen und die Mitarbeitenden, die mit den Handscannern verladen, direkt an der Rampe zu unterstützen.

„Der Wechsel im täglichen Workflow verlief absolut entspannt und die Vorbereitungszeit inklusive Schulung war superschnell erledigt“, erinnert sich Deters.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche der App war die Handhabung für die Belegschaft im Alltag von Beginn an kinderleicht. Unklarheiten oder technische Anlaufschwierigkeiten blieben komplett aus.

„Es gab im Team eigentlich keine wirklichen Rückfragen oder Verständnisprobleme. Das ist echt besonders bei der Einführung eines neuen Systems“, so Deters.

Ausweitung der Lösung auf weitere Standorte denkbar

Nach der erfolgreichen Implementierung in Deutschland ist nun denkbar, das System auch auf weitere Standorte der Unternehmensgruppe auszuweiten. Potenzielle Kandidaten für die nächste Implementierungsphase wären das Schweizer Mutterunternehmen sowie die Standorte in Frankreich und Polen. Deters hat das LCMS voll überzeugt:

„Ich stehe voll hinter dem Produkt und kann es jedem Leiter in der Versandlogistik nur wärmstens ans Herz legen: Die Implementierung lief reibungslos, die Zusammenarbeit mit der Logistikbude hat super viel Spaß gemacht und das Ergebnis kann sich sehen lassen.“

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Bildzeile Pressefoto Utz