Automatischer Tauschkontoabgleich per Upload: Schluss mit manuellem Abstimmen von Paletten, Behältern und Co.

Kommt Dir das bekannt vor?

Ein großer Logistik- oder Handelspartner schickt eine Datei mit hunderten einzelnen Buchungen – und Du sitzt wieder einmal da und vergleichst jede einzelne Zeile mit Deinen eigenen Aufzeichnungen. Per Hand. Unterschiedliche Formate, fehlende Referenzen, Rückfragen, Belege zusammensuchen…

Das kostet Zeit, Nerven – und Ressourcen, die an anderer Stelle viel besser eingesetzt wären.

Mit unserem automatischen Tauschkontoabgleich per Upload sorgt unsere SaaS Lösung für klare Prozesse, minimale Abstimmungszeiten und maximale Übersicht.

Das Problem: Wenn der andere den Takt vorgibt

In der Realität funktioniert die Abstimmung von Palettenkonten meist so: Regelmäßig (meist ein- oder zweimal pro Monat) flattern Excel- oder PDF-Dateien ins Haus. Diese stammen von Partnern, die ihre Dokumente auf die eigene Art strukturieren – und erwarten, dass alles schnell geprüft und bestätigt wird.

Der Aufwand liegt dann bei Dir:

• Gesamtsaldo prüfen, Buchung für Buchung durchgehen
• Unterschiede identifizieren: Mengen, Daten, Inhalte
• Kommentare ergänzen oder Abweichungen markieren
• Belege heraussuchen und zurückschicken
• Und im Zweifel: telefonische Rücksprache und E-Mail Ping-Pong

Was zusätzlich erschwert: Jede Abstimmung sieht anders aus. Es gibt keinen Standardprozess, keine einheitliche Struktur – und das multipliziert sich mit der Anzahl Deiner Partner.

Der neue Weg: Hochladen. Abgleichen. Fertig.

Die Logistikbude schafft mit dem automatisierten Abgleichprozess eine enorme Erleichterung – gerade für alle, die operative Verantwortung für Tauschkonten tragen.

So funktioniert’s:

1) Upload der Partnerdatei (CSV, Excel oder PDF)

2) Auswahl des passenden Tauschkontos und Zeitraums

3) Automatischer Abgleich der Buchungen auf vier Ebenen:

• ✅ Übereinstimmung – Buchungen sind identisch
• 🔁 Teilweise Übereinstimmung – z. B. Mengenabweichungen
• ❌ Keine Übereinstimmung – Buchungen existieren nur bei Dir
• ➕ Neue Buchungen – Buchungen existieren nur beim Partner

4) Du entscheidest mit einem Klick: Welche Buchung soll gelten?

5) Belege lassen sich direkt hinterlegen oder automatisch übernehmen

Klare Rückmeldung statt Rückfragen

Nach Abschluss erzeugt die Software einen Abgleichreport, der dem Original des Partners gleicht – nur ergänzt um eine Spalte mit dem Ergebnis:

• „Akzeptiert“
• „Original akzeptiert“
• „Nicht übernommen“

Dieser Report kann direkt zurückgesendet werden. Alle Änderungen sind für Deinen Tauschpartner nachvollziehbar dokumentiert – inkl. Belegnachweisen, sofern gewünscht.

Was vorher ein zähes Hin und Her war, wird ab sofort zu einer nachvollziehbaren, schnellen und professionellen Rückmeldung – ohne zusätzlichen Abstimmungsbedarf.

Die konkreten Vorteile auf einen Blick

✔ Deutlich weniger manuelle Arbeit – bis zu 80 % Zeitersparnis

✔ Transparenz über alle Abstimmungen hinweg

✔ Fehlerreduktion durch automatisiertes Matching

✔ Hohe Skalierbarkeit – auch bei Hunderten oder Tausenden Buchungen

✔ Klare Kommunikation mit Partnern – ganz ohne Nachhaken

Fazit: Von reaktiv zu strukturiert

Das monatliche Abstimmen von Paletten-, Behälter oder Ladungsträgerkonten gehören für viele in der Logistik zum Alltag. Doch während das Volumen steigt, bleiben die Ressourcen oft gleich. Wer hier noch immer auf manuelle Prozesse setzt, verschenkt wertvolle Zeit.

Mit unserem Tauschkontoabgleich per Upload wird aus einem umständlichen Abgleich ein digital unterstützter, klar strukturierter Prozess – der nicht nur schneller, sondern auch verlässlicher ist.

👉 Du willst den Prozess selbst erleben? Dann melde Dich bei uns über nachstehendes Formular.

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