KI-Agent für Palettenscheine: Gescannt, erkannt, gebucht – 1 Klick statt 10 Felder

Kommt Dir das bekannt vor?

Am Anfang jeder Schicht landen Dutzende – manchmal Hunderte – Lademittelscheine für Palette, Behälter & Co auf Deinem Tisch. Du scannst, öffnest die Buchungsmaske, tippst Tauschpartner, Datum, Belegnummer, Lademittel und Mengen ab. Ein Zahlendreher hier, ein fehlender Datensatz dort – und schon beginnen Rückfragen, Korrekturen und das blanke Chaos.

Das kostet Zeit, Nerven – und Ressourcen, die Ihr im operativen Tagesgeschäft deutlich besser einsetzen könnt.

Mit dem KI-Agenten für Palettenscheine dreht Ihr den Prozess um: Ihr ladet Eure Scans in unsere Software, die KI liest alle relevanten Daten aus und füllt die Buchung automatisch aus. Ihr prüft kurz – und bestätigt mit nur einem Klick.

Das Problem: Tipparbeit im „Palettenbüro“

In der Realität läuft die Pflege von Tauschkonten oft so: Belege werden eingescannt, dann Zeile für Zeile manuell übertragen. Je größer Euer Durchsatz, desto mehr potenzielle Fehlerquellen und Rückfragen.

Der Aufwand pro Schein ist immens:

• Tauschpartner richtig zuordnen
• Belegdatum und -nummern abgleichen
• Lademitteltypen und Mengen korrekt erfassen
• LKW-Kennzeichen oder andere Referenzen nachschlagen
• Rückfragen klären und Belege nachreichen

Jeder dieser Schritte kostet Sekunden bis Minuten – multipliziert mit Eurem Volumen sind das schnell mehrere Stunden pro Tag.

Der neue Weg: Hochladen. Erkennen lassen. Bestätigen.

Die Logistikbude macht aus dem lästigen Abtippen einen Bestätigungs-Workflow – schnell, nachvollziehbar und skalierbar.

So funktioniert’s:

1) Upload einer Sammlung von Scans – auch mehrere hundert Dokumente gleichzeitig.

2) KI-Auslesung der Belege: Tauschpartner, Belegdatum, Belegnummer, Lademittel & Mengen, optional LKW-Kennzeichen und weitere Referenzen.

3) Vorausgefüllte Buchungsmaske – deutlich gekennzeichnet, welche Felder die KI gesetzt hat.

4) Prüfen & 1-Klick-Buchen – bei Unsicherheiten schlägt die KI passende Kandidaten vor (z. B. bei ähnlichen Partnernamen).

5) Lernen im Hintergrund – Jede Bestätigung oder Korrektur verbessert die Treffgenauigkeit.

Klare Nachvollziehbarkeit statt Nachfragen

Jede Buchung ist revisionssicher dokumentiert – mit Zeitstempel, Verantwortlichen und Verknüpfung zum Originalbeleg. KI-Werte sind erkennbar, Änderungen werden protokolliert. So beantwortet Ihr Rückfragen in Sekunden – ohne Belege lange zusammensuchen zu müssen.

Die konkreten Vorteile auf einen Blick

✔ Bis zu 6× schneller: von 30–60 s Tipparbeit auf maximal 10 s Prüfen & Bestätigen pro Beleg

✔ Weniger Fehler & Differenzen durch strukturiertes Auslesen und Vorschlagslogik

✔ Beleg hängt direkt hinter der Buchung, dadurch nachvollziehbar für alle Parteien

✔ Revisionssicherheit dank lückenloser Dokumentation und Vier-Augen-Prinzip

✔ Technologieoffen – funktioniert mit Euren bestehenden Scans, IDs und Systemen

Praxisnah gerechnet

500 Belege/Tag × (Ø 40 s → 10 s) spart rund 4,2 Stunden pro Tag – ohne den ursprünglichen Prozess an der Rampe zu ändern.

Fazit: Aus Abtippen wird Bestätigen

Wer Palettenscheine immer noch manuell überträgt, verschenkt täglich Zeit und Qualität. Mit unserem KI-Agenten wird aus einem mühsamen Prozess ein klarer, schneller und zuverlässiger Workflow – der mit Eurem Volumen mitwächst.

👉 Ihr wollt sehen, wie Eure Palettenscheine in 1 Klick gebucht werden? Meldet Euch über das Formular – wir zeigen Euch den Prozess gerne in einer kurzen Demonstration.